4 Claves para el cierre de año contable en Colombia

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Se aproxima el momento de realizar las actividades de cierre de año fiscal en Colombia y para evitar complicaciones y sanciones en este proceso por infringir la ley, lo mejor es tomar las acciones de rigor y realizar las actividades en los plazos y términos previstos en la legislación actual. 

El departamento contable o el profesional en contaduría es la figura principal en las actividades de cierre, es necesario que en la organización se establezca un proceso de comunicación asertiva no solo entre la alta dirigencia si no también con los colaboradores de las diferentes áreas.

En este artículo encontrarás 4 recomendaciones que deben tener las empresas para realizar de forma exitosa el cierre de año fiscal en Colombia  y de esta forma evitar futuras correcciones y reprocesos.

1- Conciliación o arqueos de cajas

Fundamental realizar una conciliación entre contabilidad y los valores existentes, por ellos debe estar presente todo el personal que se encargue de manejar cajas menores y anticipos. Es vital que no quede ninguna caja menor sin legalizar y de igual manera se debe entregar todo efectivo disponible en las cajas menores.

 

2- Documentación

Es vital incluir toda la totalidad de documentos generados incluso hasta el último día del año.  Por esto se debe recopilar la documentación financiera de todos los departamentos y dependencias de la empresa, documentos como facturas, ordenes de servicio pendientes por facturar, consignaciones, contratos, recibos de caja, etc…

En cuanto a los propietarios de la empresa o integrantes de la junta directiva deben estar al tanto de la importancia de legalizar las escrituras públicas cuando se realicen operaciones al final de año, tales como compra-venta de inmuebles, aumentos de capital social o creación de sociedades nuevas. De igual manera debe tenerse al día los trámites ante la cámara de comercio, tales como acreditación de representación legal, registro de libros oficiales, etc.

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3- Inventario

Al momento de cierre fiscal el inventario debe estar actualizado, para ello es necesario validarlo realizando la destrucción de obsoletos y ajustes financieros y contables al inventario físico. No sobra realizar una revisión aleatoria al inventario físico, evaluando que todo coincida con los soportes entregados con anterioridad a contabilidad.

 

4- Evite que la contabilidad de externos difiera a la realizada por su compañía

Teniendo en cuenta que es un aspecto un tanto complejo, que incluso se dificulta aún más por la temporada decembrina, no pueden quedar consignaciones o cheques girados en diciembre cuyo cambio o canje sea posible en enero.

No es recomendado entregar cheques a proveedores en diciembre para ser cobrados en enero o incluso en febrero, y cuando esto no pueda evitarse será necesario realizar la conciliación con la respectiva entidad bancaria y con el proveedor.

Articulo por:  Gestion System

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