Gestión del cambio en los proyectos de implementación de ERP

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Cualquier promesa que esté encaminada al mejoramiento, genera en las personas inquietud, desconfianza y resistencia al cambio, lo cual no es nuevo y es además una condición natural del ser humano, cualquier modificación a los hábitos, costumbres o formas de ejecutar algún proceso, genera inseguridad.

Los proyectos de implementación de sistemas ERP en las compañías, traen consigo una serie de cambios, pues no se trata solo de reemplazar un sistema, sino de transformar toda una forma de trabajo, reestructurando los procesos, las responsabilidades, la planeación y en general el funcionamiento de la empresa.

Tomando como base lo anterior y entendiendo que el recurso más valioso de las compañías es el humano, es importante que frente a las decisiones empresariales de cambio de software, se contemple dentro del cronograma y/o plan de trabajo, actividades que estén dirigidas a la gestión del cambio, que permitan reducir el impacto que genera en todas las áreas de la compañía dicho cambio y que de esta manera se contribuya al éxito de la implementación.

ERP

Todos los procesos de implementación, se enfrentan a desafíos y situaciones que alteran los cronogramas y que generan retrasos o interrupciones operativas, con usuarios que manifiestan abiertamente su desacuerdo con el cambio y que inevitablemente realizan comparaciones con su sistema anterior, el reto grande es lograr que los usuarios entiendan que más que tener un beneficio puntual para su área, el sistema ERP les traerá beneficios a nivel corporativo, pues al tener un sistema de información integrado, operativamente la empresa será más ágil y tendrá un mejor control de sus procesos y es por eso que la gestión del cambio debe estar presenta antes, durante y después del proceso de implementación.

Para ejecutar con éxito un plan de Gestion del Cambio alrededor de un proyecto de implementación de ERP, es importante tener en cuenta los siguientes aspectos: 

  • Definir de manera clara el alcance del proyecto y los procesos que se quieren mejorar, de igual manera a nivel directivo se debe creer en el cambio.
  • Conocer y socializar las necesidades puntuales de las diferentes áreas de la compañía y la manera como el nuevo sistema las va a cubrir, en este punto es importante tener claridad acerca de la forma como el nuevo sistema de información se puede adaptar a las necesidades puntuales de la compañía.
  • Establecer un efectivo plan de comunicación que permita conectar a los usuarios y/o áreas con las decisiones y todo lo que gira alrededor del proyecto de implementación, de manera que interactúen, se comprometan y sean generadores de ideas.
  • Definición del equipo de trabajo idóneo, quienes serán los responsables de liderar el cambio, deben ser personas comprometidas, con las habilidades y competencias necesarias para jalonar y/o motivar a los diferentes equipos de trabajo frente a todas las eventualidades que se presenten alrededor del proyecto.
  • Acompañamiento constante de la alta gerencia a lo largo de la ejecución del proyecto, incluso posterior a la culminación del mismo, en resumen la gerencia debe estar presente siempre; antes, durante y después con el fin de garantizar que todos las áreas de la compañía se involucren y comprometan con el éxito del proyecto.
  • Definir un plan de capacitación organizado, que incluya la documentación de los procesos de cada área y que les permita a los usuarios estar en constante formación, esto es importante porque los sistemas de información constantemente se actualizan y se incluyen nuevas funcionalidades que es importante que los usuarios conozcan, de manera que los puedan al máximo. 

Por todo lo mencionado y en resumen, a la hora tomar la decisión de cambio de un sistema de información en su compañía, tenga en cuenta que el factor más importante en ese proyecto de cambio, son las personas y es por eso que también se deben destinar los recursos necesarios para sensibilizarlos y lograr de esta manera que estén preparadas para la nueva forma de ejecutar los procesos, llevar a cabo un proyecto de implementación ignorando el aspecto humano, puede generar una subutilización del ERP y/o inestabilidad del mismo.

Articulo por:  Mónica Calle

Directora de planeación y proyectos Gestion System

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